Det gode check-in flow i Case: OffDig

Kort konklusion: Check-in flowet var super-effektivt og der ikke opstod kø. Der blev printet 1.584 navneskilte i alt med et max på 37 printede navneskilte på ét minut. Gæsterne udtrykte sig positivt over det nye check-in flow, hvor det føltes moderne og effektivt.

Opsætning tidligere år

Tidligere år var alle 1.600 navneskilte printet ud på forhånd, lagt ud på lange borde og sorteret efter alfabetisk rækkefølge. Dette havde følgende ulemper:

● Store forberedelser i oprettelse af trykfiler af navneskiltene.
● Tidskrævende at lægge navneskiltene sorteret op i indgangen.
● Ofte prop ved bestemte bogstaver ved afhentning.
● Bøvlet at generere nye navneskilte på selve dagen for personer, som ønskede ændringer eller ikke var tilmeldt på forhånd.

Dansk IT ønskede derfor at effektivisere check-in flowet samt mindske administrationsarbejdet for arrangør-teamet.

Hvad var casen/forventningen?

Arrangørerne bag OffDig forventede 1.600 gæster i alt med 1.300 ankomne i tidsrummet 08:30-09:00. Gæsterne havde tilmeldt sig arrangementet på forhånd, hvor det dog var forventningen, at enkelte gæster skulle registreres i døren samt nogle have ændringer ift. navn, titel eller virksomhed.

Hvad var forberedelserne/opsætningen?

Arrangøren benyttede et eksternt billetsystem, hvor dataen herfra blev importeret i Ticketbutler. 
 
Dataen per gæst bestod af:
● Fulde navn
● Virksomhedsnavn
● QR-kode til scan af kontaktoplysninger
● Check-in QR kode, som fremgik af gæstens udsendte billet
 
Opsætningen af check-in området bestod af følgende:
● 10 højborde med hvid dug
● 10 skraldespande
● 4 borde til “blanke” navneskilte med påsat keyhanger
● Én indgang.
 
Gæsten entrerede indgangen fra midten af check-in teltet, hvor højbordene var placeret i hver side af teltet. Højbordene var placeret skråt i en tragt, så gæsten kunne se alle bordene fra indgangen og dermed hurtigt orientere sig, hvor der var en ledig skranke.
 
På hvert højbord er der placeret en Ticketbutler navneskiltsprinter og ved siden af bordet en skraldespand til det overskydende papir, når man hiver labellen af papiret.
 
Bag højbordene var der store borde, hvor de “blanke” navneskilte lå opbevaret. Disse lå i bundter á 25, alle med den blanke side pegende én vej. Dermed var det hurtigt for check-in personalet at tage et nyt bundt samt at sætte navneskilt-labels på.
 
Der var to personer for hvert højbord – foran en person til at scanne QR-koden på gæstens billet og bagved en person til at montere navneskilt-labelen på navneskiltet. Dermed rykkede gæstens sig naturlig fremad efter scanning, hvorefter næste gæst kunne komme til.

Info-desk var placeret seperat uden for det primære check-in flow. Her var der opstillet to computere samt to Ticketbutler navneskiltsprintere, hvor man kunne håndtere gæster som ønskede ændring på navneskilt samt registrering af nye gæster og print heraf, så alle gæster får ens navneskilte. Dermed gav de “bøvlede” gæster ikke prop i check-in flowet, men kunne håndteres i ro og mag i info-desken.

Flowet fungerede således, at gæsten entrede fra midten og gik over til en ledig check-in skranke. Gæsten får scannet QR-koden på billetten gennem Ticketbutler check-in app’en, hvorefter Ticketbutler navneskiltsprinteren printer en label ud. Hvis ikke gæsten kunne finde sin QR-kode kunne gæsten findes frem i check-in app’en ved søgning på navn. Denne påsættes på det “blanke” navneskilt og gæsten får udleveret sit navneskilt.

Resultaterne

Her et overblik over resultaterne:

● 1584 printede navneskilte i alt.
● 1.307 printede navneskilte på én time
● 610 printede navneskilte på 30 minutter
● 318 printede navneskilte på 15 minutter
● 37 printede navneskilte på 1 minut
● Max antal printede navneskilte på én printer på 1 minut var 7 navneskilte.
● Printeren, men flest print på én time, printede 251 navneskilte.
● Ingen kø

Der ankom altså 610 gæster inden for 30 minutter, hvor opsætningen var forberedt til 1.300 gæster på 30 minutter. Dermed var der rigeligt at overskud og setuppet kunne have klaret mange flere gæster med et langt højere pres. Der blev 40 nye registrerede i døren.

Fra gæstens perspektiv var de vant til at ankomme i teltet og lede efter sit navn på bordene. Ved check-in bordene blev gæsterne glædeligt overrasket med positive vendinger om, at Dansk IT var moderne, selv digitaliserede (som eventet handlede om) og at det var effektivt at få sit navneskilt.

Hvad kan vi gøre bedre til næste gang?

For at optimere flowet, kan man til næste år have en dedikeret person i check-in teltet til at dirigere gæsterne pænt fremad samt pege på ledige stande.

Uden for check-in teltet var der bannere, hvorpå der stod, at man skulle finde sin QR-kode på billetten frem. Teksten var dog ikke iøjefaldende nok, hvorfor mange gæster først begyndte at finde sin QR-kode frem, da de kom ind i check-in teltet. Til næste år vil vi anbefale, at det på bannere fremgår mere tydeligt og visuelt (fx med ikoner), at man skal finde QR-koden frem.

Til næste OffDig vil det være muligt, at skære ned på bemandingen i check-in. Der var 20 personer til check-in, hvilket godt kunne skæres ned til 10-15 stykker. Evt. have 10 personer fast og 5 on-call til den halve time, hvor der er mest pres på.

Tak fordi du læste med

Tusind tak fordi du læste med på vores lille Off Dig case study 🤗 Jeg håber det var givende. Har du brug for at spare omkring jeres check-in flow eller fx, hvor mange printere I har brug for til jeres event? Så kontakt os endelig på [email protected]