Giv dit check-in personale overskud gennem god oplæring

Dit check-in personale er det første ansigt af arrangementet, man møder som gæst. De giver dine gæster førstehåndsindtrykket for stemningen og professionalismen af dit arrangement. Det er derfor super vigtigt, at dit check-in personale er klædt godt på, så de har overskud til at give det gode indtryk.

Her følger en guide til, hvordan du kan forberede dit check-in personale bedst muligt, når du bruger Ticketbutler navneskiltsprinteren.

Hvis du ikke bruger Ticketbutler navneskiltsprinteren, kan du alligevel finde guldkorn i teksten her – så lad dig ikke skræmme, hvis du ikke bruger nogen Ticketbutler produkter.

Det gode humør og den gode oplevelse for gæsten

Vi starter med det vigtigste. Humøret på dit personale smitter af på gæsten. Hvis dit personale er i godt humør og slapper af, vil gæsten få en god start på dit arragement. Hvis personalet stresser over, at der måske er kø og skal checke ind så hurtigt som muligt, vil gæsten få en knap så god start på arrangementet.

Vær glad, smil, sig “Godmorgen”, sig “Rigtig god fornøjelse”, lav en let joke, vær imødekommmende. Slap af, tag den med ro, dog må du gerne stadig være effektiv. MEN gå ikke på kompromis med det gode humør for effektiviteten. Hellere lidt for langsom med godt humør end hurtig og stressende overfor gæsten.

Hvis dit personale er klædt godt på med oplæringen og kender sine opgaver, vil det også blive meget nemmere, at få overskud til det gode humør.

Print af navneskilte – basics

Hvis personalet føler sig tryg i sin opgave, vil de have mere overskud til at give gæsten den gode velkomst. Her kommer den praktisk oplæring.

Sørg for at personalet har testet helt lavpraktisk, hvordan check-in og print af navneskilte kommer til at foregå. Altså, kør nogle test check-ins igennem og få lavet nogle navneskilte, så den første gæst ikke bliver en prøvekanin.

Gennemgå følgende steps med dit check-in personale til opsætningen:

Download Ticketbutler check-in app’en.
Skriv check-in koden ind (som findes fra Ticketbutler dashboardet)
Gå ind i “Check in guests by camera” i app’en.
Forbind din telefon med en navneskiltsprinter ved at scanne QR-koden bag på navneskiltsprinteren.

Så er man faktisk allerede klar til at printe navneskilte. Nu er det tid til at lave de første navneskilte.

Gennemgå følgende steps for at teste print af navneskilte:

Check en gæst ind ved at scanne QR-koden på en billet gennem “Check in guests by camera” eller tryk “Check in” ud for en gæst i “Check guests ind by list”. Måske se selv har en billet eller kan finde sig selv på listen? Navneskiltet printes nu.
Placer navneskiltet i holderen eller klister labellen på det blanke navneskiltskort.
Hvis en “rigtig” gæst er blevet checket ind og printet ud som en test, skal vi have checket vedkommende ud igen, så personen ikke står som checket ind. Gør dette ved at søge på personens navn i toppen på siden “Check in guests by list” og tryk “Check ud” ud for vedkommendes navn.

Kæmpe succesoplevelse for personalet fordi det er så nemt at bruge selvom de aldrig har prøvet det før og det måske ved første indtryk virkede teknisk. Tro mig, stemningen til oplæringen er nu løftet 👏🏻

Ændring af gæstens information og registrering af nye gæster i døren

Der er 100p gæster, som vil have lavet en ændring på sit navneskilt eller som ikke er tilmeldt på forhånd. Vi anbefaler, at du har personale, som er dedikeret til de her gæster, som kræver lidt mere hjælp, så de ikke giver prop i det normale flow. Udvælg derfor enkelte personer til denne proces og gerne ved et bord i indgangen, som er sepereret fra det normale check-in flow.
 
Hvis en ny gæst skal registreres kan du i Ticketbutler dashboardet finde et link under “Navneskilte” -> “Registrering i døren”. Send linket til check-in personalet inden oplæringen eller gør det klar på en computer/iPad, som også bruges til afviklingen. Gennemgå herfra:
 
Udfyld felterne på siden – hvis personalet ikke selv er registreret på forhånd, er det oplagt at vedkommende registrerer sig selv her.
Gå ind i check-in app’en under “Check in guests by list”, træk ned i listen, så den opdateres, og søg på den ny-registreredes navn. 
Check vedkommmende ind og navneskiltet printes.
 
Hvis arrangementet er åbent, kan I have computere/iPads stående, så gæsten selv kan registrere sig i formen – når en gæst har registreret sig, går siden automatisk tilbage på registreringsformen igen.
 
Hvis en gæst skal have lavet en ændring på sit navneskilt, er det faktisk hurtigst at benytte sig af ovenstående guide og blot registrere gæsten på ny. Hvis du ikke vil have gæster, som fremkommer dobbelt i din data, så ha’ en computer klar, som er logget ind i Ticketbutler dashboardet og gennemgå følende:
 
Under “Mine events” vælger du det pågældende arrangement.
Klik på “Gæstesupport”
Søg på gæstens navn.
Klik på blyanten til venstre ud for gæstens navn. Herfra kan du ændre gæstens oplysninger og trykke gem.
Print gæstens navneskilt som tidligere forklaret. Hvis gæsten allerede er checket ind, kan du checke vedkommende ud og ind igen.

Blæk, strøm og papir

Blæk: Der er ikke blæk i navneskiltsprinteren. Så man kan kun løbe tør for papir og strøm.

Strøm: Printerne er testet til at printe et navneskilt hvert 20. sekund i 11 timer i streg fra en fuld opladning. Men regn med at printeren kan holde strøm i 6 timer, da batterierne drænes over tid og de måske ikke er fuldt opladt. Ellers kan de sættes til strøm, hvor de faktisk også printer hurtigere.

Papir: For at sætte mere papir i printeren, åbner man klappen, tager den gamle rulle ud, og sætter den nye i. Tag enden af papiret og stop godt ind i udføringen. Klap klappen i og print videre.

“Hvad nu hvis...”

Du skal tænke over “Hvad nu hvis” scenarierne, så personalet er klædt på, når der er aller mest run på. Giv personalet klare instrukser hvis x, y eller z sker eller bliver spurgt om. Her et par eksempler; hvad nu hvis..

● Gæsten spørger om ændring på sit navneskilt?
● Gæsten ødelægger sit navneskilt?
● Gæsten spørger om, hvor garderoben eller toiletterne er?
● Gæsten ikke kan finde sin billet med QR-koden?
● Gæsten gerne vil have et program for dagen.
● Printeren løber tør for strøm (og den ikke er sat til fast strømkilde)
● Der ikke er mere papir i printeren?

Tænk selv igennem realistiske scenarier, ha’ en handleplan klar i hvert tilfælde og oplys dit personale, om hvad de skal gøre i hvert scenarie.

Hvis der alligevel skulle opstå spørgsmål, som en fra check-in personalet ikke kan svare på, så send dem over til dem, som håndterer de gæster, som skal have lidt mere hjælp (dem som ønsker ændringer eller ikke er registreret). Det primære check-in område skal være for de gæster, som uden problemer kan blive checket ind og få sit navneskilt.

PS

Hvis du har gennemgået ovenstående med dit personale, har du givet alle forudsætningerne for, at check-in oplevelsen for din gæst bliver fantastisk. Ellers kan vi hos Ticketbutler teamet også tage oplæringen for jer.

Hvis du har behov for at se en case på, hvordan selve opstillingen og check-in flowet og navneskiltsprint kan foregå, kan du læse en case fra OffDig i Aarhus HER.

Hvis vi har glemt noget til oplæringen eller hvis du har flere inputs, så skriv MEGET gerne til os på [email protected]

Rigtig god oplæring til dig