Check-liste til forberedelse af check-in & navneskiltsprint

Events er én stor forberedelse, som skal gå op i en højere enhed. Nøgleordet er altså forberedelse. Her kommer der en check-liste for de dele, som man skal have styr på til check-in og print af navneskilte.

Overvejelser:

● Hvor meget personale er der behov for og hvornår? Ha’ evt. ekstra personale til check-in under ankomst.

● Hvornår skal personalet møde ind?
● Hvor mange navneskiltsprintere er der behov for?
● Hvordan skal check-in området se ud? Planlæg/tegn området op så det giver bedst flow.
● Hvornår skal oplæring af personalet foregå? (læs evt. dette blogpost omkring oplæring MED LINK)
● Hvilke telefoner skal benyttes til at checke ind med? Kan personalet bruge sin egen eller skal der lejes telefoner?
● Hvilke enheder skal bruges til registrering af nye gæster? Skal der evt. lejes computer/iPads?

Praktiske forberedelser:

● Køb keyhangers og holdere hjem (i god tid!)
● Design dit navneskilt
● Forbered link til registrering af gæster i døren inkl. de informationer, som du har behov for fra gæsterne.
● Hvis du benytter keyhangers, så sæt keyhangers på de blanke navneskiltskort.
● Udsend check-in PIN-koden til check-in personalet. Evt. skriv det på en lap papir til at have i indgangen.
● Udsend mødetidspunkter for oplæring og for afvikling til check-in personale.

På selve dagen:

● Hvis du benytter labels til navneskilte, vil der for hvert label være et stykke papir i overskud. Så ha’ en skraldespand per navneskiltsprinter.
● Evt. sæt strøm på navneskiltsprinterne, hvis check-in varer mere end 3 timer. De printer i øvrigt hurtigere med strøm til.
● Ha’ computer eller iPad klar med side, hvor man kan registrere nye gæster.
● Sæt desk op til de gæster, som skal have lavet ændringer på navneskiltet eller registreres på ny.
● Lav et par test-prints af “rigtige” gæster, så du fysisk kan se, at tingene fungerer (husk at check gæsten ud igen efter testen).
 
Som inspiration kan du læse om, hvordan opstillingen og flowet var til OffDig konferencen 2022, hvor 1.600 gæster fik printet navneskilte i indgangen. Læs casen HER.
 Jeg vil også anbefale, at du læser blog-posten omkring oplæring af personale. Det finder du HER.
 
Jeg håber, at listen her kan give dig ro i maven til, at check-in kommer til at flyde elegant.
 
Har jeg glemt noget? Så skriv til os på [email protected]
Rigtig god fornøjelse med forberedelserne.