Sådan skaber du bedre events med effektiv kommunikation

At engagere sine gæster, samt skabe åben kommunikation og interaktion, er nok et af de vigtigste emner indenfor event management i dag. Kommunikation er et vigtigt redskab, for at blive en effektiv og succesfuld event planner. Grundet omstændighederne på baggrund af covid-19, er det især vigtigt som eventarrangør, at have en klar og god kommunikation til og med sine gæster. Vi giver her vores bedste tips&tricks til, hvordan du sikrer god kommunikation, som eventarrangør.

Planlæg din kommunikation

Produktivitet og planlægning er vigtig når man arbejder med events, eftersom der typisk er tidspres og en del deadlines, som skal overholdes. Mange eventarrangør har derfor mange bolde i luften, hvorfor kommunikation som oftest, blot er noget, der sker hen ad vejen. Uden effektiv kommunikation, kan selv de bedste events dog falde til jorden. Læg derfor en kommunikationsplan for dit event, sådan at du har en klar oversigt over, hvilke kommunikationsindsatser og tiltag, der skal udformes løbene. Det kan også være en fordel, at planlægge en del af denne kommunikation, sådan at vigtige informationer automatisk bliver sendt ud til dine gæster. Hos Ticketbutler kan du for eksempel planlægge reminder e-mails før dit event, sådan at dine gæster automatisk bliver mindet om dit kommende event.

E-mails som kommunikationsværktøj

En klassiker i kommunikation er brugen af e-mails. E-mails opfattes af nogle som outdated, men ikke desto mindre, er e-mails et vigtig redskab i effektiv kommunikation. Med e-mails kan du kommunikere direkte til dine gæster, hvilket er brugbart, når man har vigtig information eller updates, som skal kommunikeres ud til alle gæster.

Det er en god ide at inkludere vigtig information i dine e-mails fra start af, således at du ikke skal sende unødvendige e-mails til dine gæster. Vær klar og præcis i dine første e-mails, og sørg for at du kommunikerer de vigtigste informationer ud og ikke gentager dig selv. At sende mange e-mails er ikke kun spild af din og dine gæsters tid, du risikerer også, at vigtig information bliver “begravet” i dine gæsters indbakke.

Dobbelttjek altid at den information du giver er korrekt, sådan at du undgår unødvendig forvirring hos dine gæster. Dette er især vigtig lige nu, eftersom eventdeltagere, kan være utrygge grundet omstændighederne med covid-19. Brug derfor dine e-mails til at sende information ud, om de forholdsregler der er taget, for at sikre at dine gæster kan deltage sikkert til dit event.

Hos Ticketbutler kan du følge med i din e-mail historik, sådan at du kan tilrettelægge din fremtidige kommunikation, på baggrund af allerede angivet informationer. Du sikrer derved en mere effektiv kommunikation, og har et bedre overblik over hvilke informationer, dine gæster allerede har fået, samt hvilke de mangler at få.

Interager med dine gæster

Sørg for at du interagere med dine gæster jævnlige, da interaktion kan være med til at skabe værdifulde og stærke relationer. Du kan interagere med dine gæster på mange måde, og her gælder det om at finde lige netop de måder, som passer til dine gæster, og ikke mindst dit event. For nogle events giver det mening at oprette en Facebook begivenhed, sådan at dine gæster kan kommunikere med hinanden, samtidig med at du effektivt kan kommunikere med og til alle dine deltagere. Andre sociale medier som f.eks. Instagram, giver også mulighed for at interagere med dine gæster ved brugen af konkurrencer, stories, reposts og #hastags. Brug dette aktivt i din kommunikation, for at opbygge og opretholde værdifulde relationer til dine gæster.

Brug SMS i din kommunikation

SMS kan også være en god måde at kommunikere til dine gæster på, da ikke alle tjekker deres computer, lige så ofte som deres telefon. Med SMS kan du nemt opdatere dine gæster om vigtig information og updates. SMS kan også bruges til at sende links til e-billetter, inden dit event finder sted, sådan at dine gæster har deres billetter lige ved hånden. Du kan hos Ticketbutler anvende vores SMS-funktion, hvor du kan kommunikere direkte til dine gæster, samtidig med at dine gæster har mulighed for at modtage deres e-billetter direkte på deres mobiler.

Vær kreativ i din kommunikation

Der er som man kan se rigtig mange forskellige muligheder, når det kommer til at skabe en god atmosfære og en god stemning til festen, hvor alt går op i en højere enhed og hvor det hele bare spiller lige fra de flotte og lækre menuer, der serveres for gæsterne til den gode musik, der fylder lokalet til de sjove indslag, der får gæsterne i godt humør.

Man skal huske på at disse ideer ikke udelukker hinanden. Man kan derfor sagtens både have sjove lege og samtidig booke professionel underholdning.

Det vigtige er her at man hele tiden holder for øje hvem ens gæster er. Det lyder banalt, men tænk altid på om der fx er børn med til festen eller om gæsterne kender hinanden på forhånd.

Med disse ting i mente vil I hurtigt få sat rammerne for den bedste fest for alle jeres gæster.🤩

Post-event kommunikation

De fleste eventarrangører forstår vigtigheden af god kommunikation og interaktion før og under events, men effektiv post-event kommunikation kan være mindst ligeså vigtig. Som eventarrangør er det vigtigt ikke kun at kommunikere før og under et event, men også efter. Post-event kommunikation kan give værdi for den enkelte deltager, og skabe en følelse af, at eventet og din kommunikation er skræddersyet den enkelte.

Selvom selve afviklingen af dit event selvfølgelig er det essentielle, så kan post-event kommunikation bruges som afsætningsplatform for nye samtaler, netværk, medlemmer og fællesskaber. Det er derfor vigtigt, at du som eventarrangør fortsætter din kommunikation efter dit event er afholdt. Du kan for eksempel sende materiale fra dit event ud til dine deltagere. Dette kan være videointerviews med specifikke speakers fra dit event eller billeder fra dit event. Du kan også anvende post-event kommunikation til at få værdifuld data fra dit event. Send for eksempel “follow-up” e-mails til dine gæster, for at høre om deres oplevelse og få feedback på dit event.

Jeg håber du kunne bruge vores tips&tricks, og at disse kan hjælpe dig til at skabe effektiv og succesfuld kommunikation før, under, og efter dine events.